Algemene voorwaarden FABRIKA

Welkom bij FABRIKA, een unieke eventlocatie aan Dampoort Gent, waar uiteenlopende evenementen plaatsvinden: van privéfeesten, trouwfeesten en bedrijfsbijeenkomsten tot culturele avonden, afscheidsmomenten en nightlife events.

Door gebruik te maken van onze locatie en diensten, gaat u akkoord met onderstaande algemene voorwaarden. In FABRIKA zijn bewakingscamera's aanwezig. Bij incidenten kunnen opnames, zoals bepaald in de camerawet, opgevraagd worden door de politie.

1. Zaalhuur

1.1 Reserveringen

De eventlocatie voor evenementen reserveren gebeurt via e-mail, via ons online formulier of telefonisch met onze verantwoordelijke. Een reservering is pas definitief na bevestiging door FABRIKA. We behouden ons het recht voor om een voorschot of aanbetaling te vragen.

1.2 Ruimtes

Onze locatie omvat meerdere ruimtes:

Inkomhal met vestiaire
De grote zaal
Een polyvalente ruimte boven de bar (kan dienen als ceremoniezaal, VIP-ruimte...)
Het binnenplein (enkel in het weekend of ‘s avonds)
Andere uitbreidingsmogelijkheden (op aanvraag)

Vraag gerust naar de mogelijkheden en beschikbaarheden per onderdeel.

1.3 Huurprijzen

Het is mogelijk om FABRIKA eventlocatie te huren voor het type events zoals vermeld onder punt 7. Indien je graag een ander soort evenement hebt dat hierboven niet vermeld staat, kan je alsnog navragen of het mogelijk is. De offerte wordt in overleg met de verantwoordelijke van FABRIKA opgesteld en volledig afgestemd op de specifieke noden en wensen van uw evenement.

1.4 Offertes en wijzigingen

Offertes zijn 15 dagen geldig. Wijzigingen van het aantal deelnemers >10% kunnen aanleiding geven tot herziening van de offerte

2. Drank en Catering

2.1 Huiscateraars

FABRIKA werkt standaard samen met preferred cateringpartners:

Coeur Catering
De Feestarchitect

2.2 Externe catering

Zelf een cateraar aanbrengen is mogelijk, maar minder aangewezen. FABRIKA zal een coördinatiekost of commissie van 15% op het cateringbudget aanrekenen.

2.3 Drankarrangementen

Het is niet toegestaan om zelf drank te voorzien. Alle dranken worden exclusief via FABRIKA afgenomen.

Er is één standaard drankenaanbod inbegrepen. Indien gewenst kunnen er extra opties of varianten voorzien worden (bijvoorbeeld natuurwijnen in plaats van standaardwijnen), in overleg met FABRIKA.

2.4 Afrekening

De afrekening van de dranken is afhankelijk van de gemaakte afspraken:

Wanneer bezoekers zelf hun consumpties betalen, gebeurt de afrekening ter plaatse tijdens het evenement. Uit veiligheidsoverwegingen werken we enkel met bancontact.
Bij nacalculatie gebeurt de afrekening steeds na afloop van het evenement.
Bij forfaitformules gebeurt de afrekening mee met de rest van de offerte

3. Faciliteiten & techniek

3.1 Licht en geluid

FABRIKA beschikt over een in-house professionele licht- en geluidsinstallatie. We bieden deze aan in pakketten naargelang de aard en de noden van de activiteit. Voor grotere producties kunnen extra pakketten worden besproken via onze preferred AV partner. Eigen materiaal meebrengen of werken met een andere technische partner is niet toegestaan.

De technische fiche van de zaal is op aanvraag beschikbaar.

3.2 Meubilair en inrichting

Basisvoorzieningen door FABRIKA. Inkleding kan bepaald worden door de klant zelf in samenspraak met FABRIKA.

4. Samenwerkingen en combinaties

4.1 IBIS Budget Hotel Gent

In samenwerking met IBIS biedt FABRIKA overnachtingsmogelijkheden met shuttle service. Tarieven en beschikbaarheid op aanvraag.

4.2 Kasteel Ter Lede

Voor huwelijken en andere recepties kan de ceremonie doorgaan in de tuinen van Kasteel Ter Lede in Destelbergen, waarna het feest plaatsvindt in FABRIKA.

5. Prijzen en betalingsvoorwaarden

5.1 Prijsoverzicht

Een gedetailleerde prijslijst van zaalhuur, personeel, techniek, catering en andere diensten is op aanvraag beschikbaar of opgenomen in de offerte.

5.2 Betaling

Betaling gebeurt in 3 delen. 20% voorschot bij als bevestiging van het evenement, 50% 30 dagen voor het event plaatsvindt, 30% achteraf waarbij eventueel correcties meer of minder worden toegepast.
De finale afrekening dient uiterlijk 14 dagen na factuurdatum betaald te worden.
FABRIKA aanvaardt geen contante betalingen, tenzij anders overeengekomen.

6. Annulatie

6.1 Annulatie door klant

Een annulering is enkel geldig wanneer deze schriftelijk per e-mail wordt doorgegeven en bevestigd is door FABRIKA via een ontvangstbevestiging. Alternatief kan annulatie ook via aangetekend schrijven aan de maatschappelijke zetel van FABRIKA worden verstuurd.

Bij annulering door de klant gelden onderstaande vergoedingen, te rekenen vanaf de datum van bevestiging van de offerte:

Meer dan 6 maanden vóór het evenement: 25% van de overeengekomen prijs (incl. btw)
Tussen 6 maanden en 1 maand vóór het evenement: 50% van de overeengekomen prijs (incl. btw)
Minder dan 1 maand vóór het evenement: 100% van de overeengekomen prijs (incl. btw), als vergoeding voor gemaakte administratieve en organisatorische kosten

FABRIKA behoudt zich het recht voor om bijkomende kosten aan te rekenen indien reeds externe leveranciers of diensten werden vastgelegd in functie van het evenement.

6.2 Annulatie door FABRIKA

Indien FABRIKA het evenement annuleert (behalve in geval van overmacht), neemt zij zo spoedig mogelijk contact op met de klant om samen te zoeken naar een passende oplossing, bijvoorbeeld een alternatieve datum of locatie.
Indien er geen overeenkomst kan worden bereikt over een alternatief, zal FABRIKA alle reeds betaalde voorschotten binnen 14 dagen volledig restitueren.
Indien de klant kiest voor herboeking van het evenement binnen 6 maanden na de oorspronkelijke datum, verleent FABRIKA een korting van 10 % op de zaalhuur zoals overeengekomen in de originele offerte.

7. Type evenementen

FABRIKA is beschikbaar voor:

Corporate events
Private events (verjaardagen, jubilea, etc.)
Weddings (en ceremonies)
Nightlife
Intieme concerten/performances
Herdenkingsmomenten en afscheidsvieringen

8. Eventkantoor FABRIKA: uw totaalontzorging

FABRIKA biedt, indien gewenst, een totaalorganisatie van het evenement: planning, catering, decor, techniek, ontvangst, coördinatie, enz. Bespreek de opties bij reservatie.

9.1 Camerabewaking

De locatie is uitgerust met bewakingscamera’s. Bij incidenten worden de beelden conform de camerawet opgevraagd.

9. Veiligheid en gedrag

9.2 Huisregels

Ongepast gedrag, geweld, seksueel grensoverschrijdend gedrag, discriminatie of druggebruik zijn strikt verboden. Inbreuken worden gemeld aan de politie.

9.3 Roken

FABRIKA is een rookvrije locatie. Roken is enkel toegestaan in de aangeduide rookruimtes. Gasten die dit beleid overtreden, kunnen naar buiten begeleid worden of de toegang ontzegd worden.

9.4 Eigen consumpties

Het meebrengen van eigen drank of voeding is niet toegestaan zonder voorafgaande goedkeuring.

9.5 Geweld

Geweld wordt niet getolereerd bij FABRIKA. Onder geweld verstaan wij:

Vernielingen en vechtpartijen.
Het dragen en gebruiken van wapens of gevaarlijke voorwerpen.
Verbaal geweld, waaronder racistische, seksistische of discriminerende uitlatingen.
Ongewenste intimiteiten en seksueel geweld.

Instructies van het personeel moeten altijd in het belang van de veiligheid worden opgevolgd.

Bezoekers die zich schuldig maken aan bovenvermelde zaken worden de toegang ontzegd. Incidenten worden altijd gemeld aan de politie.

9.6 Alcoholbeleid

Geen alcohol onder de 16 jaar
Geen sterke drank onder de 18 jaar

10. Toiletruimtes

Onze toiletten zijn uitsluitend bedoeld voor persoonlijk sanitair gebruik. Misbruik van deze ruimtes kan leiden tot verwijdering uit het pand.

11. Aansprakelijkheid

FABRIKA is niet verantwoordelijk voor verlies of schade aan persoonlijke eigendommen.
Eventuele schade aan de locatie of infrastructuur veroorzaakt door bezoekers of gasten wordt verhaald op de organisator/klant. Hij kan dan verdere stappen nemen tav de vernieler zelf.

12. Slotbepalingen

Instructies van het personeel dienen steeds opgevolgd te worden.
In geval van overmacht (brand, pandemie, overheidsbesluiten...) is FABRIKA niet gehouden tot schadeloosstelling.

Voor vragen of reservaties:
📧 info@fabrika.be
📞 +32 (0)499 11 07 15
🌐 www.fabrika.be

We kijken ernaar uit om uw evenement samen onvergetelijk te maken in FABRIKA.